会务专员/经理定义

会务专员/经理是指策划、组织、实施、监督企业内部会议、商业会议、企业市场公关等各类活动的专职人员。

一、职业描述

会务专员/经理（以下简称会务专员）是指策划、组织、实施、监督企业内部会议、商业会议、企业市场公关等各类活动的专职人员。他们负责从会议的前期准备到会议举行过程中的嘉宾签到、住宿、交通以及会议结束后的总结与反馈等各项工作，可谓事无巨细，是一项工作压力很大胆前景十分广阔的职业。

二、工作内容

会务专员的工作内容依据会议筹办的不同阶段可以划分为两个部分：

（一）会前准备：会前准备工作的主要目的是确定会议的筹备和实行方案，简单说就是为会议选择恰当的时间、地点和参会人。这部分工作十分重要和紧迫，需要会务专员高效率完成。

1、选择与会者并确定会议时间：

会务专员首先要确定与会者人选范围，再根据与会者对会议的贡献程度对每个候选人进行评估，评估原则是：与会者是否有可供分享的信息；是否能提供特殊的意见或信息；是否具备专业身份；是否能实施在会议上获得通过的结果等。

确定与会者人选后，最重要也困难的工作开始了——通知与会者并确定会议时间。会务专员在确定会议时间时一般遵循“把会议安排在由同一批与会者菜价的另个会议之后”，这个原则可以避免反反复复与每个与会者联系直至确定最终日期。

通知与会者的工作要点主要有：明确通知与会者会议的日期、时间、地点和会议目的；使与会者明白他们在此次回忆中应做的贡献；会前向全体与会者提供背景资料。

2、准备会议流程

会务专员需预先准备一份详尽的会议流程说明，并提供给会议组织的相关人员和与会者，这样可以保证所有相关人明确会议的目标和进展过程。这部分工作主要包括：

编写会议议程：议程需包括会议日期、时间、地点等细节；要对会议的主要目的有详尽的说明；明确会议对所有与会者的要求；分配给每一项的时间要体现出优先次序；尽可能准确预估会议时长。

分发会议议程：会务专员需将议程发给所有与会者和相关人员，并收集意见，补充修订。

3、确定会议场地

为会议选择一个适合的场地也是会务专员的一项重要工作。选择会异常苏要首先注意场所要符合会议的整体要求，如一定的容纳量，必须设备等；其次要考虑会议成本，场地费用应适合预算标准；最后还要考虑与会人和其他相关人员的参会成本，如交通、便利情况等。

选定会议场地是，会议专员一般会做一下几项工作：会前访问场地至少一次；确认场地内的设施和设备完好可以使用；熟悉场地设施设备的方位和使用方法；确认场地内的容纳量，确认与会人座位等。

（二）会议进行中：会议进行过程中，会务专员需负责与会人接待、会场人员和设备协调以及各种突发事件的应对处理等工作。具体工作内容如下：

■安排嘉宾签到、住宿和餐饮；

■保障会议安全及参观、考察途经地的交通安全；

■分发会议证件、会议用品、；礼品等；

■安排和检查会场及其音响设备、灯光系统、多媒体等项目，保障设备正常运行；

■协调解决嘉宾和与会人员在会议期间提出的各种要求和问题；

■有些专员还要承担会议的主持工作。

（三）结束会议：当议程上的全部事项均已讨论，并一致同意采取必要的行动时，会务专员就要开始旅行结束会议的职责了，这时要确保全部决定均已正确记录，且所有后续程序均在会议中立项。这一部分的具体工作包括：

■总结重述会议中的重要结论；

■审核、确认会议记录，保证重要内容均被记录；

■向与会者征求下次会议的建议和希望；

■决定下次会议的大概议程，如此次未讨论的问题和与会者希望下次讨论的问题。

三、会务专员如何应对“危机”

会务专员要做好会务资源安排、物资采购等工作，协调各部门之间的事务，完成物资保管、会议接待、后勤保障等工作，以及其它临时性事务工作等，其工作往往比较细碎。所以要求从业者有较高的事件处理能力、危机应对、沟通与表达能力。下面我们从会务专员处理危机事件的方式方法上为大家细致解读会务专员需要具备哪些职业素质。

下面的表格列出了会务专员在会议进程中可能遇到的突发事件及常规处理方法，希望可以对大家理解会务专员职业素质与能力有所帮助。

四、薪资水平

会务专员的薪资一般由底薪+提成+市场分红+奖金构成。一般月薪范围在2000-6000元左右，薪资差别主要与所处地域的不同有关。在北京，新人的月薪大约是2000—4000元，具有一定工作经验的会务专员的月薪可达8000元；上海地区根据能力,基本工资2000-7000元，年底还有一定的分红；广州的会务专员的月薪较低，新入职的员工月薪可能只有1500元，业务熟悉并具有一定经验之后可以上升至3000元以上，成都、西安等西部城市的月薪也在1500—3000元之间，根据个人经验、能力等薪资有所不同。

管理层的会务工作者，如会务经理，一般年薪范围在7-20万元左右。根据某大型招聘网站对白领薪酬报告统计显示，在咨询行业中，公关/会务经理的平均年薪以上海地区最高，达到12.3万元；其次是北京，9.8万元；在上海旁边的杭州，只有7.2万元。同样作为北方城市的大连,近两年的薪资水平连连攀升，该职位薪酬已超越了深圳和广州，与北京只相差8千元。而西部地区的工资则与中东部相差较多，成都会务经理的年薪大约为2.5万元，重庆为4万元。会务经理的薪资水平跟个人资历有较大关系，资历越深，年薪也会越高。

五、职业成长路径

会务产业是国际化大都市不可或缺的组成部分。随着我国经济的发展和对外开放的加深，高层次会务组织和接待人员成为一种“稀缺”资源。我国的会议一般都是各企业行政部门或国家政府部门自行组织。即使是在会议中心，从业人员中大多数人也是半路出家，缺乏相应的专业知识，很难提升会议效果和会议水平。会务行业前景广阔，人才需求旺盛。大学生可以从做兼职进入会务行业。工作业绩优秀的会务人员可提升为会务主管或更高级的管理者。他们也可以转向秘书、行政等相关职业或转向其他旅行会务中心、会议服务公司甚至创办自己的公司。

这是一套会务专员用来测试自身工作效率和能力的检测题，通过以下对下列问题的回答可以评估出会务专员近期的工作表现和能力提升状况。希望对这一职业有兴趣的读者可以通过这些测试对会务专员的工作评估标准有一个立体的认识。

选项：1、从不；2、有时、3、常常；4、总是

1、每次我都让会议准时开始

2、我确保与会者都能理解上次会议的备忘录

3、每次会议我都按照经批准的议程进行

4、我给全体与会者解释清楚每次会议的目的

5、我允许大家畅所欲言

6、我了解每个与会者的动机和签字啊目的

7、我确保在每次会议中全体与会者都积极投入

8、我确保自己给每次会议都做了充分的准备

9、每次正式会议开会前我都会参阅会议程序指南

10、我确保每次会议的备忘录全面而准确

11、我确保与会者了解下次会议之前所要采取的行动

12、我确保与会者知道下次会议的时间和地点

分析：

将你的全部得分加起来，阅读对应的评价：

12~24：你当会务专员的技巧需要大大改进，重新考虑你是如何担当这个角色的，并采取行动改善；

25~36：你有一定能力，但必须几种改造你的弱点；

37~48：你主持的会议应当顺利进行，但是每次会议各有差异，所以要不断做好新的准备。

（资料来源：互联网）